Planificarea unei absolviri presupune un efort și poate pune la încercare abilitățile tale de management de proiect, dar la final veți putea să sărbătoriți realizările academice împreună cu colegii, prietenii și familia. Cheia unui eveniment de succes și fără stres constă în planificarea și organizarea eficientă. În acest articol, vom încerca să vă oferim o cronologie cât mai cuprinzătoare pentru planificarea unei absolviri, care acoperă sarcinile esențiale și termenele limită, de la etapele incipiente ale pregătirii până la momentele finale ale sărbătorii. Urmând această cronologie, vă puteți asigura că fiecare detaliu este pus la punct și că veți crea o experiență memorabilă pentru absolvirea voastră.
Cu șase până la opt săptămâni înainte de absolvire:
A. Stabiliți formatul evenimentului: decideți cum se va desfășura absolvirea pe care doriți să o organizați, fie ca e vorba de o absolvire în aer liber sau o absolvire în interior. Luați în considerare numărul de participanți pe care îi estimați, bugetul și infrastructura de care veți avea nevoie pentru ca evneimentul să fie memorabil.
B. Creați o listă de invitați: alcătuiți o listă a cadrelor didactice pe care doriți să-i invitați la festivitatea de absolvire. Asigurați-vă că luați în considerare capacitatea locației alese pentru a putea permite participarea prietenilor și a familiei absolvenților.
C. Confirmați colegii participanți: pentru ca o absolvire să fie perfectă, ideal este ca toți colegii din promoția ta să participe la festivitatea de absolvire, fiind astfel necesar să obțineți materiale de absolvire pentru fiecare dintre aceștia cum ar fi robă de absolvire, tocă, eșarfă, etc.
D. Setați data și ora: alegeți o dată și o oră care funcționează cel mai bine pentru dvs. și oaspeții dvs. Luați în considerare factori precum disponibilitatea, vacanțele și potențialele conflicte cu alte evenimente de absolvire.
E. Rezervați sala sau locația: dacă găzduiți festivitatea într-un loc închiriat, faceți rezervările necesare cât mai curând posibil. Asigurați-vă că locația se aliniază cu nevoia evenimentului tău, că poate găzdui numărul de participanți și și că se încadrează în bugetul pe care îl ai.
Cu patru până la șase săptămâni înainte de absolvire:
A. Trimiteți invitații: creați invitații personalizate pe care să le trimiteți cadrelor didactice pe care vă doriți să le aveți prezente la festivitate. Includeți detalii esențiale, cum ar fi data, ora, adresa locului de desfășurare, instrucțiunile de confirmare a prezenței și orice solicitare sau aspecte speciale pentru evenimentul de absolvire.
B. Planificați meniul de băuturi: decideți ce băuturi le veți servi la evenimentul de absolvire participanților și invitaților săi. Indiferent dacă optați pentru un bar mobil sau ceva mai simplu, faceți aranjamentele necesare și luați în considerare preferințele oaspeților dumneavoastră.
C. Obțineți furnizor pentru instalațiile tehnice: dacă intenționați să desfășurați evenimentul în aer liber sau sala în care desfășurați absolvirea nu are o instalație de sunet proprie, sau nu este potrivită pentru evenimentul vostru, rezervați în avans echipamentul necesar precum oamenii potriviți pentru operarea acestora.
D. Cercetați și comandați decorațiuni: începeți să cercetați și să strângeți idei pentru decorațiuni care se aliniază cu tema petrecerii dvs. Comandați decorațiuni, cum ar fi bannere, baloane, piese centrale și semnalizare, cu mult timp înainte, pentru a vă asigura că sosesc în timp util.
Cu două până la patru săptămâni înainte de absolvire:
A. Confirmați participarea invitaților: contactați oaspeții care nu au răspuns încă la invitațiile dvs. Confirmați numărul de participanți pentru a face aranjamente precise pentru evenimentul de absolvire pe care îl organizați.
B. Angajați ajutor suplimentar: dacă este necesar, angajați ajutor suplimentar, cum ar fi barmani sau asistenți pentru evenimente, pentru a asigura buna desfășurare a festivității de absolvire.
C. Planificați un program de absolvire: dacă doriți să încorporați discursuri, prezentări de clipuri video sau orice alte activități în timpul festivității, începeți să planificați și să organizați elementele necesare.
D. Asigurați-vă că toți colegii au materiale de absolvire: dacă roba, toca sau eșarfa trebuie ajustate sau înlocuite, este bine să faceți aceste activități din timp.
Cu o săptămână înainte de absolvire:
A. Finalizați meniul băuturilor: confirmați selecția de băuturi cu furnizorul vostru sau finalizați lista de cumpărături.
B. Verificați de două ori cele necesare pentru festivitatea de absolvire: faceți un inventar al celor necesare pentru petrecere, inclusiv vesela, ustensile de servire, aranjamentele pentru scaune și echipamentul audio-vizual. Asigurați-vă că aveți tot ce aveți nevoie și faceți orice achiziție de ultimă oră.
C. Coordonați-vă cu furnizorii de servicii: contactați furnizorii serviciilor contractate pentru a confirma aranjamentele, termenele de livrare și orice solicitare specială.
D. Pregătiți programul: programul pe care îl veți stabili pentru festivitatea de absolvire va trebui transmis tuturor părților implicate pentru o bună desfășurare a evenimentului.
Cu o zi înainte de absolvire:
A. Aflați dacă vor lipsi absolvenți sau invitați: pentru ca evenimentul să fie unul reușit, trebuie să știți dacă vor fi persoane care vor lipsi, pentru a nu crea situații neplăcute
B. Pregătiți prezentatorul: transmiteți programul persoanei sau persoanelor care vor vor prezenta festivitatea de absolvire, de preferat fiind să fie o persoană terță care să nu aibă frica de a vorbi în public.
C. Faceți ultimele retușuri: dacă vreți să modificați aranjamentul sălii, ordinea discursurilor sau orice alte mici elemente, acesta este momentul să o faceți pentru a nu afecta desfășurarea evenimentului.
D. Stabiliți clar responsabilitățile în timpul evenimetului.
